كيفية محاسبة الموظفين دون التدخّل المفرط في التفاصيل

سؤال سريع: ما الذي يتبادر إلى ذهنك عندما تفكر في محاسبة أعضاء فريقك؟ بالنسبة لبعض القادة، تُشعرهم المساءلة وكأنها رحلة قوة مطلقة. يكاد المرء يسمعهم وهم يطالبون أعضاء فريقهم بالانحناء أمام صولجان سيطرتهم.

بالنسبة للآخرين، تبدو المساءلة وكأنها مجالسة أطفال قسرية – مصحوبة بمحادثات محرجة وغير منتجة حول الإنتاجية. يا للمفارقة. (وهذا لا يزال ليس فهمًا دقيقًا للمساءلة.)

الحقيقة هي أن المساءلة الحقيقية لا تتعلق على الإطلاق باستعراض السلطة أو لعب دور الشرير أو التدخل المفرط في كل خطوة. إنها تتعلق بالتمكين والوضوح والدعم.

تجاهل المساءلة وسيعاني فريقك، ويفوّت المواعيد النهائية، ويتساءل عن المسؤول الفعلي. تبنَّها بالطريقة الصحيحة وستساعد المساءلة المهنية فريقك على التركيز والبقاء على المسار الصحيح.

إذن، كيف تبدو هذه المساءلة تحديدًا؟ دعونا نعيد تعريف المساءلة، وننظر إلى علامات توأمها الشرير – التدخل المفرط في التفاصيل – ثم نستكشف كيفية محاسبة الموظفين دون التدخل المفرط في التفاصيل. 

النقاط الرئيسية

• المساءلة ليست إدارة دقيقة. إنها تتعلق بتحديد توقعات واضحة وتقديم الدعم – وليس التحكم في كل التفاصيل. فالمساءلة تعني تمكين الفريق مع منحهم المسؤولية، وليس تقييدهم.
• التوقعات الواضحة هي الأساس. بدونها، ستشعر المساءلة بالإحباط والارتباك للجميع. لذا، احرص على تحديد أهداف SMART: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound.
• الإدارة الدقيقة تقتل الثقة وتبطئ فريقك. إذا كنت تقوم باستمرار بالتحقق وإعادة العمل أو رفض التفويض، فقد حان الوقت للتراجع. ثق بفريقك وقدراتهم.
• حدد توقعات ثابتة. حدد معنى النجاح، وتمكين فريقك، واطلب الالتزام. وضّح المعايير والنتائج المرجوة بوضوح.
• التغذية الراجعة المنتظمة مهمة. تساعد الاجتماعات الفردية ولقاءات الفريق على تعزيز المساءلة ومنع سوء الفهم. استخدم هذه اللقاءات لتقديم التوجيه والدعم.
• يجب أن تكون المساءلة قابلة للقياس. قم بالتقييم الذاتي، واحصل على تعليقات الفريق، وتحقق من علامات نجاح أنظمتك. استخدم مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتتبع التقدم.

ما هي المساءلة حقًا (وما هي ليست)

المساءلة في العمل هي النمط المتكرر من التحقق من أن التوقعات تتحول إلى نتائج. فكّر في الأمر على أنه متابعة روتينية تحاورية. عند القيام بها بشكل جيد، تجعل المساءلة فريقك يشعر بالدعم، وليس بالاستجواب.

هناك فرق مهم آخر: يرتبط المساءلة والعواقب أحيانًا، لكنهما ليسا الشيء نفسه. تظهر العواقب عندما لا تُلبّى التوقعات – عندها يتعين عليك التدخّل ومعالجة الخلل. لكن المساءلة نفسها بمثابة تصويت بالثقة في الشخص الذي يقوم بالعمل. فهي تحتفي بالتقدم وتمنح أعضاء فريقك الدعم حتى لا تخرج الأمور عن مسارها. ملاحظة: إذا شعرت أن المساءلة عالية المخاطر أو سلبية، فأنت قد أخطأت الهدف.

لسوء الحظ، يحدث ذلك كثيرًا. في كثير من الأحيان، تكون المساءلة إما غير موجودة – مجرد سؤال عرضي “إذن … كيف يسير هذا المشروع؟” – أو يتم التعامل معها بشكل سيء، كما هو الحال في إلقاء اللوم أو التدقيق في التفاصيل أو مراقبة كل صغيرة وكبيرة بدلاً من الوثوق بفريقك للقيام بعملهم. هذا يبدو أشبه بـ الإدارة الدقيقة لأنه كذلك بالفعل.

فكيف تعرف ما إذا كنت تنزلق إلى الجانب المظلم من القيادة باسم المساءلة؟ إليك بعض العلامات الدالة.

7 علامات تدل على أنك مدير متسلط

• تدقق باستمرار في عمل فريقك بدلاً من منحهم المسؤولية.
• تعيد تنفيذ المهام لأنها لم تُنجز بالطريقة التي تُفضلها.
• يتردد فريقك في اتخاذ القرارات دون موافقتك.
• لديك توقع ضمني بأن الطريقة “الصحيحة” الوحيدة هي طريقتك.
• نادراً ما تفوض المهام لأنه من الأسهل عليك القيام بها بنفسك.
• تركز أكثر على كيفية إنجاز العمل بدلاً من ما يتم إنجازه.
• تجد صعوبة في الابتعاد عن العمل دون القلق بشأن ما يحدث في غيابك.

ابتعد عن أسلوب الإدارة المُتسلطة ما لم تكن ترغب في أن تكون المدير الذي لا يحب أحد العمل معه. فهو ليس مزعجًا فحسب، بل مُدمر أيضًا. إليك الأسباب:

• يُبطئ فريقك. لن يبادر الموظفون إذا كانوا ينتظرونك دائمًا أو يحاولون توقع خطوتك التالية.
• يُضعف الثقة والمعنويات. لا أحد يحب الشعور بأنه مراقب على مدار الساعة أو أنه غير قادر على أداء وظيفته.
• يُنهك طاقتك. محاولة التحكم في كل شيء أمر مُرهق. توزيع العمل يُخفف العبء (ويجعل توسيع نطاق عملك ممكنًا).

التوقعات الواضحة: أساس المساءلة في مكان العمل

بمجرد أن تفهم المساءلة الحقيقية، ستشعر بأنها أقل ترهيبًا. من منا لا يريد مساعدة فريقه على النجاح؟ ولكن للوصول إلى ذلك، أنت بحاجة إلى هذا الرفيق الموثوق: التوقعات الواضحة.

في الواقع، يجب ألا تستحوذ مساءلة الأفراد إلا على حوالي 1% من طاقتك العاطفية. أما الـ 99% المتبقية؟ فهي لتحديد توقعات واضحة.

ونحن لا نتحدث هنا عن إصدار الأوامر أو إلقاء التعليقات الساخرة على أمل أن يقرأ فريقك أفكارك. هذا أمر غير مرغوب فيه! إن تحديد التوقعات الواضحة هو محادثة ثنائية الاتجاه – محادثة تجلب الوضوح للجميع وتحقق Team Buy-in نحو أهداف مشتركة.

عندما تحدد التوقعات بشكل صحيح، فأنت تقول في الواقع: “أنا أؤمن بقدرتك على القيام بذلك”. وهذا النوع من الثقة يُشعر فريقك بشعور رائع. بدلاً من الإشارة إلى نقاط الضعف أو الإخفاقات، فأنت تُبرِز نقاط القوة وتمكّنهم من إنجاز المهام. ولكن عندما لا تكون التوقعات واضحة، تتحول هذه الثقة إلى ارتباك – وهنا تبدأ المشاكل.

مآزق التوقعات الشائعة

• التوقعات الوهمية: يفترض فريقك أنك تتوقع شيئًا لم تتحدث عنه أبدًا. وهذا شائع خاصةً في بيئات العمل سريعة التغير.
• التوقعات الخارجية: طلب من قسم آخر يفاجئ فريقك لأنك لم تحذرهم. من المهم التنسيق بين الإدارات لتجنب هذا المأزق.
• التوقعات غير المعلنة: تجعل تنهداتك وتعبيرات وجهك الناس يعتقدون أنهم يفشلون – لكنهم لا يعرفون السبب. التواصل الواضح والصريح هو الحل الأمثل.

لتجنب إضاعة الوقت، اطلب من فريقك أن يخبرك بما يعتقدون أنك تتوقعه. ثم وضح ما هو حقيقي وما هو مجرد افتراض. بمجرد التخلص من التخمينات، تكون مستعدًا لوضع توقعات ثابتة. إليك أربعة مفاتيح أساسية لذلك.

4 مفاتيح لوضع توقعات ثابتة

• صياغة التوقع. اشرح التوقع بوضوح، ولماذا هو مهم، ولماذا يُعدّ عضو فريقك هو الشخص المناسب لهذه المهمة. حدد السياق الكامل للتوقع، بما في ذلك الأهداف المرتبطة به وكيف يساهم في نجاح الفريق.
• تمكينهم. حدد مستوى صلاحياتهم للقيام بالعمل وتأكد من أن بقية الفريق على دراية بذلك أيضاً. فالوضوح يقلل من الاحتكاك والصراعات المحتملة. فكّر في توفير الموارد اللازمة والدعم الذي يحتاجونه للنجاح.
• قياسه. تأكد من أنهم يفهمون معنى النجاح. ما الذي سيخبرهم (ويخبرك) بأنهم قد حققوا التوقع؟ حدد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) واستخدمها لتتبع التقدم وقياس النجاح بدقة.
• الالتزام به. اسألهم عما إذا كانوا يفهمون التوقع تماماً ويشعرون بالتمكين. ثم انظر في أعينهم (نعم، قد يكون الأمر محرجاً) واسأل، “هل تلتزم؟” هذا السؤال البسيط يعزز الشعور بالمسؤولية والملكية. تأكد من توثيق هذا الالتزام كتابةً ليكون مرجعاً في المستقبل.

كيفية محاسبة فريقك (دون تدخل دقيق)

بعد أن فهمتَ شراكة التوقعات والمساءلة، دعنا نتطرق إلى الجانب العملي لكيفية محاسبة الموظفين دون التدخل الدقيق في تفاصيل عملهم. ببساطة، الأمر كله يتعلق بهذه الأساسيات الأربعة:

1. حدد التوقعات أولاً. قبل محاسبة أي شخص، تأكد من أنه يفهم تمامًا ما تهدف إليه، ولماذا هو مهم، وكيف يبدو النجاح.
2. أنشئ حلقة تغذية راجعة قوية. تُعد التقارير الأسبوعية لأعضاء الفريق أداة رائعة يمكن لفريقك استخدامها لمشاركة نجاحاتهم والأمور التي يحتاجون فيها إلى الدعم. كما أنها تساعدك على قياس كيفية إدارة فريقك لأعباء العمل وما إذا كانت التوقعات بحاجة إلى توضيح. هذا يساهم في بناء الثقة والشفافية داخل الفريق.
3. قدم رؤى فورية. هل تنتظر حتى المراجعة السنوية لمعالجة المخاوف؟ فكرة سيئة. إن الاجتماعات الفردية المنتظمة تخلق إيقاعًا للاحتفال بالتقدم أو تصحيح المسار عند الحاجة في الوقت المناسب. كما أنها تُعد مكانًا رائعًا لأعضاء الفريق لمناقشة التوقعات – سواء كانت حقيقية أو متصورة – حتى يتمكن الجميع من المضي قدمًا بقلب صافٍ وتركيز صحيح.
4. وضح الملكية. تأكد من أن كل عضو في الفريق قد حدد مناطق النتائج الرئيسية (KRA). تلخص هذه الوثيقة البسيطة المكونة من صفحة واحدة أهم ثلاث إلى خمس مسؤوليات، والنتائج التي يتحملون مسؤوليتها، وكيف يبدو النجاح في أدوارهم. يساعد هذا على تجنب الالتباس و يعزز الشعور بالمسؤولية.

قالب أهداف رئيسية مجاني (KRA)

هل تبحث عن طريقة سهلة لإنشاء أهداف رئيسية (KRAs) لأعضاء فريقك؟ احصل على قالبنا المجاني، بالإضافة إلى بعض الأمثلة لأهداف رئيسية مكتملة للرجوع إليها! 

الخطوة الأخيرة: جعل المساءلة قابلة للقياس

المساءلة ليست مجرد شعور داخلي، بل هي شيء يمكنك تتبعه. إليك الطريقة:

• التقييم الذاتي: كن صريحًا مع نفسك. أين تكمن نقاط قوتك وضعفك في وضع التوقعات وخلق المساءلة؟
• التغذية الراجعة: اسمح لفريقك بالتعبير عن آرائهم بشكل مجهول حول مدى جودة توصيلك للتوقعات ومساءلتهم. إن وجهات نظرهم قيّمة، حتى لو كانت لاذعة.
• تقييم الفريق: ستوضح لك الإجابة على هذه الأسئلة بصدق كيف تسير الأمور فيما يتعلق بأساسيات المساءلة.
  • هل تُجري اجتماعات فردية بانتظام؟
  • هل المسؤوليات الرئيسية للمرؤوسين المباشرين لديك مُحدثة؟
  • هل تتم المراجعات السنوية في الوقت المحدد (دون مفاجآت)؟
  • هل تتواصل مع أعضاء الفريق عند ظهور الإحباطات؟

• هل تُجري اجتماعات فردية بانتظام؟
• هل المسؤوليات الرئيسية للمرؤوسين المباشرين لديك مُحدثة؟
• هل تتم المراجعات السنوية في الوقت المحدد (دون مفاجآت)؟
• هل تتواصل مع أعضاء الفريق عند ظهور الإحباطات؟

إن مساءلة فريقك لا يجب أن تكون محرجة أو تجعلك تبدو كشخص سيء. عندما تقوم بها بشكل صحيح، تصبح جزءًا طبيعيًا، بل وإيجابيًا، من كيفية عمل فريقك معًا – خالية من التدخل المفرط. 

الخطوات التالية: توضيح التوقعات والقيادة بمساءلة حقيقية

1. تنزيل نموذج KRA لمساعدتك في وضع توقعات واضحة لفريقك.
2. انضم إلى EntreLeadership Elite، المنصة الإلكترونية التي يستخدمها آلاف قادة الأعمال، والتي تحتوي على أدوات وتدريبات وتوجيهات لمساعدتك على أن تكون قائدًا يرغب الناس في اتباعه.

هل وجدت هذه المقالة مفيدة؟ شاركها!